個人面談の日程調整をデジタル化する——「配って・集めて・組み直す」の繰り返しを断ち切る段取り

面談調整の負担は「組む」ことより「組み直す」こと

学期末の個人面談。担任は希望調査票を配り、回収し、時間割の枠に一件ずつ当てはめていきます。ここまでなら作業量は見えています。しかし本当に時間を奪うのは、その先の**「組み直し」**です。

きょうだいの面談が重なる、共働きで来られる時間が限られる、あとから希望変更が入る——こうした事情が一件入るたびに、組んだ表を崩して組み直します。この往復が何度も発生し、放課後の時間が溶けていきます。負担の正体は「表を作ること」ではなく、**「調整のやり直しが手作業なこと」**にあります。

デジタル化の狙いも、ここに合わせます。単に希望調査票をフォームにするだけでは、集計は楽になっても組み直しの往復は残ります。「集める」と「組む」と「変更に対応する」を一続きの流れにすることで、初めて往復が断ち切れます。

「先着で埋まる」形にすると往復が消える

手作業の往復が生まれる根本は、「全員の希望を集めてから、こちらで組む」という順番にあります。集めてから組むと、重なりや偏りが必ず出て、そのたびに調整が発生します。

これを避ける発想が、空いている枠を保護者自身に選んでもらう方式です。面談可能な時間枠をあらかじめ用意し、埋まった枠は選べないようにしておけば、重複はそもそも発生しません。担任が全体を組み直す作業自体がなくなります。

ここから先は、この方式を実際に回すための段取り——(1) 枠の設計（時間・バッファ・きょうだい配慮）、(2) 集め方と締め切りの決め方、(3) 変更・キャンセルへの対応、(4) 使えない家庭への配慮、(5) 保護者への案内文例、(6) 学校・教育委員会それぞれの次の一歩——を、そのまま使える形でまとめます。